Небольшие предприятия обычно не имеют отдельных кадровых работников. Их функции обычно исполняет руководитель, а часто и бухгалтер. Однако уже на средних, а особенно на крупных предприятиях, кадровые службы выделяются в отдельный отдел, в задачи которого входят как проведение предварительных собеседований и первичный отбор кандидатов на занятие вакансий, так и надлежащее оформление личных дел всех сотрудников компании.

Некоторые фирмы перепоручают наём сотрудников кадровым агентствам, особенно это касается крупных городов. Но даже в случае, когда отбор кандидатов проводится внешними службами, на предприятии всё равно должно вестись делопроизводство. Именно это делает востребованными курсы кадрового делопроизводства в Екатеринбурге, Санкт-Петербурге, Казани, Москве и других российских мегаполисах.

Законодательство, касающееся ведения дел на предприятии, постоянно изменяется, и специалисты по кадрам должны отслеживать такие изменения. На любом предприятии должны постоянно вестись учёт рабочего времени, документирование деятельности как каждого работника в отдельности, так и всего предприятия. Кроме того, современный кадровик должен владеть специализированным софтом для автоматизации рутинных процессов и простого доступа к любому документу.

Далеко не каждый специалист по кадрам способен на одинаково высоком уровне вести делопроизводство и проводить собеседования с кандидатами: для этого нужен разный набор качеств. Поэтому крупные предприятия обычно разделяют собственно кадровика, который занимается поиском работников, и специалиста по ведению документооборота, связанного с кадрами. Это даёт возможность брать на обе должности людей, наилучшим образом им соответствующих. В результате предприятие получает и квалифицированных сотрудников и порядок в сфере учёта. Повышается эффективность работы, а компания всегда готова к любым проверкам: как внешним, так и внутренним. В то же время, информация о любом работнике всегда доступна.

В то же время, необходимо заботиться о том, чтобы сотрудники, в том числе, и кадровой службы своевременно повышали квалификацию: это позволить вовремя актуализировать их знания и навыки.